Clôturer les comptes de la copropriété au 31 décembre

Clôturer les comptes, c'est arrêter les chiffres de l'année au dernier jour de l'exercice, le plus souvent le 31 décembre, puis les présenter à l'assemblée générale pour qu'elle les approuve. Pour un syndic bénévole, c'est le moment de l'année qui demande le plus de rigueur : mieux vaut le préparer dès maintenant, avant que les relevés et les factures de décembre ne s'accumulent.

Le calendrier

L'article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 impose que l'assemblée appelée à voter le budget prévisionnel se réunisse dans les six mois qui suivent le dernier jour de l'exercice précédent. En pratique, cette même assemblée approuve aussi les comptes de l'année écoulée.

Un calendrier réaliste pour un exercice civil :

1. Décembre : relancez les factures en attente et notez les dépenses engagées mais pas encore payées.
2. Janvier : récupérez les derniers relevés bancaires, arrêtez les comptes et préparez les annexes.
3. Février-mars : faites relire les comptes par le conseil syndical, s'il existe, et préparez la convocation.
4. Avril-juin : tenez l'assemblée générale, puis régularisez les charges.

Arrêter les comptes de l'exercice

Au 31 décembre, rassemblez tout ce qui concerne l'année :

• les relevés du compte bancaire séparé de la copropriété, jusqu'au 31 décembre ;
• toutes les factures de l'exercice (eau, électricité des parties communes, assurance, entretien, petits travaux) ;
• les appels de fonds émis et les paiements reçus de chaque copropriétaire ;
• les mouvements du fonds de travaux, à présenter à part des charges courantes.

Rapprochez ensuite le solde de la comptabilité avec celui de la banque : un écart signale presque toujours une facture oubliée, un paiement mal affecté ou un frais bancaire non saisi.

Le cas des petites copropriétés

La loi prévoit une souplesse : selon l'article 14-3 de la loi de 1965, les syndicats de moins de dix lots dont le budget prévisionnel moyen sur trois exercices est inférieur à 15 000 € peuvent être dispensés de la comptabilité en partie double et constater leurs engagements en fin d'exercice. Les comptes doivent tout de même être présentés clairement et approuvés en assemblée. Vérifiez la rédaction en vigueur sur Légifrance, et demandez conseil à l'ADIL en cas de doute.

Préparer les documents pour l'assemblée

Avec l'ordre du jour de l'assemblée appelée à approuver les comptes, le syndic notifie notamment l'état financier et le compte de gestion général de l'exercice, présentés selon les modèles des annexes du décret n° 2005-240 du 14 mars 2005. Ces tableaux comparent les dépenses réelles au budget voté, et montrent la situation de trésorerie et les sommes dues par ou aux copropriétaires.

Joignez-les à la convocation, avec le projet de budget prévisionnel de l'exercice suivant. Pour une petite copropriété, un tableau simple qui compare, poste par poste, le budget voté et les dépenses réelles aide beaucoup les copropriétaires à comprendre les chiffres.

Tenir les justificatifs à disposition

Entre la convocation et l'assemblée, les copropriétaires peuvent consulter les pièces justificatives des charges : factures, contrats, relevés. Classez-les par poste du budget, dans un dossier papier ou partagé, et indiquez dans la convocation comment et quand les consulter. Les modalités précises sont fixées par la loi de 1965 et le décret de 1967 : vérifiez-les sur Légifrance. Des comptes bien documentés se votent plus vite et se contestent moins.

La régularisation des charges

Pendant l'année, chaque copropriétaire a payé des provisions calculées sur le budget prévisionnel. Une fois les comptes approuvés, le syndic compare ces provisions à la part réelle de chacun dans les dépenses, selon ses tantièmes :

• si les dépenses ont été inférieures aux provisions, le copropriétaire a un trop-perçu, remboursé ou imputé sur le prochain appel de fonds ;
• si elles ont été supérieures, il doit un complément, appelé avec la régularisation.

Envoyez à chacun un décompte détaillé : provisions versées, quote-part des dépenses, solde. Un décompte clair évite la plupart des contestations, et les sommes restant dues se recouvrent comme les autres charges : voir le guide sur les impayés de charges.

Le vote et après

L'approbation des comptes se vote en général à la majorité simple de l'article 24 : voir le guide sur les majorités en assemblée générale. Le procès-verbal indique le résultat, puis est notifié aux copropriétaires, qui disposent de deux mois pour contester une décision.

Les erreurs à éviter

1. Mélanger le fonds de travaux et les charges courantes dans les mêmes tableaux.
2. Oublier les dépenses engagées en décembre mais facturées en janvier.
3. Présenter les comptes sans rapprochement bancaire.
4. Envoyer la convocation sans les annexes, ce qui fragilise le vote.
5. Laisser passer les six mois : plus l'assemblée est tardive, plus le budget de l'année en cours repose sur des chiffres anciens.

En cas de difficulté sur un point comptable ou juridique précis, rapprochez-vous de l'ADIL de votre département ou d'un expert-comptable habitué aux copropriétés.