Impayés de charges de copropriété : relancer et recouvrer

Quand un copropriétaire ne paie pas ses charges, la trésorerie de toute la copropriété est fragilisée. Le syndic bénévole doit agir vite et par étapes : relance amiable, mise en demeure, puis recouvrement forcé si nécessaire. Réagir dès le premier retard évite le plus souvent que la dette ne s'installe.

Prévenir : des appels de fonds clairs

Un impayé vient parfois d'un simple oubli ou d'un appel mal compris. Pour limiter les retards :

• envoyez les appels de fonds avec leur échéance, le montant, la répartition et les coordonnées bancaires ; le budget prévisionnel voté en assemblée en fixe la base ;
• gardez un tableau de suivi par copropriétaire (appelé, payé, solde) à jour ;
• si possible, proposez le prélèvement ou le virement permanent.

Les provisions du budget prévisionnel sont exigibles aux dates fixées par l'assemblée ; à défaut, par quart au premier jour de chaque trimestre.

Étape 1 : la relance amiable

Dès qu'une échéance est dépassée, contactez le copropriétaire par courriel ou courrier simple, sur un ton neutre : rappelez la somme, l'échéance et les moyens de paiement. Un téléphone ou un échange en personne peut régler la question en quelques minutes dans une petite copropriété.

Notez la date et le contenu de chaque relance : cet historique servira de preuve si la situation se dégrade.

Étape 2 : la mise en demeure

Sans réponse, envoyez une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle doit indiquer :

• le détail des sommes dues (appels concernés, dates d'exigibilité, montant) ;
• un délai précis pour payer ;
• les conséquences prévues en cas de non-paiement : déchéance du terme, frais, procédure.

Les frais nécessaires de recouvrement, comme les relances et la mise en demeure, sont imputables au seul copropriétaire défaillant (article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965). Ne les répartissez pas entre tous. Des intérêts de retard au taux légal courent en principe à compter de la mise en demeure.

Étape 3 : la déchéance du terme

Si une provision n'est pas payée à son échéance et que la mise en demeure reste sans effet pendant 30 jours, les autres provisions non encore échues de l'exercice deviennent immédiatement exigibles (article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965). Le copropriétaire doit alors régler d'un coup tout le solde de ses provisions annuelles.

Cette règle est un levier efficace, car elle augmente le montant en jeu. Elle porte sur les provisions du budget prévisionnel et du fonds de travaux ; vérifiez le texte en vigueur sur Légifrance avant de l'invoquer dans un courrier.

Étape 4 : le recouvrement forcé

Si le copropriétaire ne paie toujours pas, deux voies principales existent :

1. L'injonction de payer : procédure simplifiée devant le tribunal judiciaire, fondée sur des pièces écrites (appels de fonds, comptes approuvés, mise en demeure). Si le copropriétaire ne s'y oppose pas, la décision est exécutée par un commissaire de justice.
2. L'assignation devant le tribunal judiciaire, notamment si la dette est contestée ou complexe.

Pour recouvrer des créances exigibles, le syndic n'a pas besoin d'une autorisation préalable de l'assemblée générale (article 55 du décret du 17 mars 1967). Pour d'autres actions en justice, le vote de l'assemblée est en principe nécessaire : voir les majorités en assemblée générale. Selon le montant et la procédure choisie, l'aide d'un avocat ou d'un commissaire de justice peut être utile, voire obligatoire : renseignez-vous avant d'engager des frais.

Les autres leviers

• L'échéancier amiable : accepter un paiement en plusieurs fois, par écrit, peut être plus rentable qu'un contentieux long. Un juge peut aussi accorder des délais de paiement, dans les limites fixées par le code civil.
• La vente du lot : lorsqu'un lot est vendu, le notaire demande au syndic un état daté et les sommes restant dues. Le syndic peut former opposition sur le prix de vente pour être payé, dans un délai court après l'avis de mutation : vérifiez les conditions de forme et de délai auprès de votre notaire ou sur Légifrance.
• Les garanties du syndicat : la loi donne au syndicat un privilège sur le lot pour certaines créances. Son fonctionnement est technique ; consultez un notaire ou un avocat avant de vous en servir.

Le rôle de l'assemblée générale

Le syndic bénévole doit informer les copropriétaires de la situation : le total des impayés apparaît dans les comptes présentés à l'assemblée. Celle-ci peut le questionner sur les démarches engagées. Un syndic qui laisse la dette grossir sans réagir peut voir sa responsabilité engagée : voir le guide sur les responsabilités du syndic bénévole.

Les erreurs à éviter

• Attendre plusieurs mois avant la première relance.
• Négliger les preuves : sans écrit ni accusé de réception, le dossier est fragile.
• Répartir les frais de recouvrement entre tous les copropriétaires.
• Se lancer seul dans une procédure dont on ne maîtrise pas les formes.
• Prendre l'affaire personnellement : restez factuel et courtois.

En cas de dette importante, de contestation ou de copropriétaire en difficulté, faites-vous accompagner par l'ADIL de votre département, un avocat ou un commissaire de justice.

Ce guide est une information générale et ne remplace pas un conseil juridique adapté à votre situation.