Procès-verbal d'assemblée générale : rédiger et notifier

Le procès-verbal (PV) est la preuve de ce que l'assemblée a décidé. Il se rédige pendant la séance, se signe avant que les copropriétaires ne partent, puis le syndic le notifie dans le mois. C'est cette notification qui déclenche le délai de deux mois pendant lequel une décision peut être contestée.

Préparer le PV avant l'assemblée

Un PV se rédige beaucoup plus sereinement quand il est préparé à l'avance :

• reprenez l'ordre du jour de la convocation, résolution par résolution, avec le texte exact de chacune (voir le guide sur la convocation de l'assemblée générale) ;
• ménagez pour chaque résolution l'espace pour la majorité applicable, le résultat du vote et les remarques ;
• préparez la feuille de présence : nom des copropriétaires, tantièmes, procurations.

Les majorités à appliquer à chaque décision sont détaillées dans le guide sur les majorités en assemblée générale.

Ce que doit contenir le procès-verbal

Le PV doit permettre à quelqu'un qui n'était pas présent de comprendre ce qui a été voté. Il comprend en pratique :

1. La date, l'heure et le lieu de l'assemblée, et l'identité de la personne qui l'a convoquée.
2. La composition du bureau : président de séance, scrutateurs, secrétaire, élus au début de la réunion.
3. Le quorum et les présences : copropriétaires présents, représentés, absents, avec leurs tantièmes.
4. Pour chaque résolution : son texte, la majorité requise, le résultat du vote et la décision adoptée ou rejetée. Le PV doit faire apparaître le nom des copropriétaires opposants ou abstentionnistes et leurs tantièmes : c'est ce qui permet ensuite de savoir qui peut contester.
5. Les réserves ou incidents notables, par exemple une contestation de la régularité de la convocation.

Soyez factuel : reproduisez les décisions, pas les débats. Un PV trop bavard ouvre la porte aux discussions, un PV trop sec laisse planer des doutes sur ce qui a été voté. Vérifiez le détail des mentions obligatoires sur Légifrance (décret du 17 mars 1967), car il évolue avec les réformes.

Signer en fin de séance

Le PV est signé à la fin de la séance par le président, le secrétaire et les scrutateurs. Prévoyez donc de le rédiger pendant la réunion, puis de le relire à voix haute avec le bureau avant de signer. Corriger ensuite un oubli ou une erreur est difficile : mieux vaut perdre dix minutes sur place.

Conservez l'original avec la feuille de présence et les pouvoirs. Ces documents font partie des archives du syndicat que le syndic doit tenir à disposition.

Notifier le PV dans le mois

Le syndic doit notifier le PV aux copropriétaires dans le mois suivant l'assemblée. Plusieurs points à respecter :

• la notification se fait par un moyen qui prouve la réception (lettre recommandée avec accusé de réception, remise en main propre contre signature, ou recommandé électronique avec l'accord du destinataire) ;
• elle doit mentionner les résultats des votes et reproduire le texte du deuxième alinéa de l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965, qui fixe le délai pour contester ;
• elle s'adresse en particulier aux copropriétaires opposants ou défaillants (absents non représentés), car ce sont eux dont le délai de recours commence à courir.

Le dépassement du délai d'un mois n'est pas sanctionné en lui-même, selon la Cour de cassation (arrêt du 11 avril 2019). En revanche, une notification irrégulière ou incomplète peut empêcher le délai de recours de démarrer : la décision reste alors contestable plus longtemps.

Le délai de contestation de deux mois

Un copropriétaire opposant ou défaillant a deux mois à compter de la notification du PV pour contester une décision en justice. Passé ce délai, la décision ne peut plus être remise en cause pour irrégularité de forme ou de fond, sauf cas particuliers.

Pour le syndic, la preuve de la date de notification est donc essentielle : conservez les accusés de réception et la liste des envois. Qui peut agir, à partir de quel jour exact court le délai et ce qui se passe ensuite sont détaillés dans le guide pour contester une décision d'assemblée générale.

Ce que le syndic doit faire ensuite

• Exécuter les décisions votées : appeler les fonds correspondants, signer les devis, contacter les entreprises. Un budget prévisionnel voté sert de base aux appels de fonds.
• Archiver le PV, la feuille de présence et les pouvoirs.
• Remettre une copie aux copropriétaires qui la demandent ou lors d'une vente (le notaire en demandera les derniers PV).

Les erreurs à éviter

• Rédiger le PV après la réunion, et ne plus pouvoir le faire signer par tout le bureau.
• Oublier un résultat de vote, une majorité ou le nom des opposants.
• Notifier sans la mention de l'article 42, ce qui empêche le délai de recours de courir.
• Envoyer le PV par courriel simple, sans preuve de réception.
• Ne pas conserver les preuves d'envoi.

En cas de décision contestée ou de doute sur la régularité de l'assemblée, rapprochez-vous de l'ADIL de votre département ou d'un avocat avant de répondre au copropriétaire concerné.

Ce guide est une information générale et ne remplace pas un conseil juridique adapté à votre situation.