Vote par correspondance et visioconférence en AG de copropriété

Un copropriétaire qui ne peut pas venir à l'assemblée générale a trois façons de voter : renvoyer le formulaire de vote par correspondance joint à la convocation, participer en visioconférence si l'assemblée l'a autorisée, ou donner un pouvoir à une autre personne. Chacune a ses règles, et une erreur du syndic sur l'une d'elles peut fragiliser les décisions votées.

C'est utile en ce moment : beaucoup de petites copropriétés tiennent une assemblée en fin d'année pour voter le budget prévisionnel, à une période où les copropriétaires bailleurs ou éloignés se déplacent moins volontiers.

Ce que prévoit la loi

L'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965, issu de l'ordonnance du 30 octobre 2019, permet aux copropriétaires :

• de participer à l'assemblée par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification ;
• de voter par correspondance avant l'assemblée, au moyen d'un formulaire établi selon un modèle fixé par arrêté.

Le modèle est celui de l'arrêté du 2 juillet 2020. Les modalités pratiques (envoi, délai de réception, feuille de présence, procès-verbal) figurent dans le décret du 17 mars 1967, notamment à ses articles 9, 9 bis, 14 et 17.

Le formulaire de vote par correspondance

Le joindre à la convocation

Le formulaire doit être joint à la convocation, au même titre que les documents nécessaires au vote (voir le guide sur la convocation de l'assemblée générale). Vous pouvez l'adapter et le compléter, par exemple en y reportant le texte de chaque résolution, mais aucune mention du modèle officiel ne peut être supprimée. Le plus simple est de partir du modèle publié avec l'arrêté et d'y ajouter vos résolutions dans l'ordre de l'ordre du jour.

Pour chaque résolution, le copropriétaire coche pour, contre ou abstention. Attention : un formulaire qui n'exprime aucun sens de vote précis ou qui exprime une abstention est compté comme un vote défavorable. Dites-le clairement aux copropriétaires, car beaucoup pensent qu'une case vide est neutre.

Le délai de réception : trois jours francs

Le syndic doit recevoir le formulaire au plus tard trois jours francs avant la date de la réunion (article 9 bis du décret). Les jours francs ne comptent ni le jour de réception ni le jour de l'assemblée. Exemple :

Un formulaire envoyé par e-mail est présumé reçu à la date de son envoi. Indiquez dans la convocation l'adresse postale et l'adresse e-mail où renvoyer le formulaire, et conservez les e-mails reçus avec leur date.

Pendant l'assemblée

• La feuille de présence mentionne les copropriétaires ayant voté par correspondance, avec la date de réception de chaque formulaire.
• Si le copropriétaire vient finalement à l'assemblée, ou s'y fait représenter, son formulaire n'est pas pris en compte, quelle que soit la date à laquelle il l'a envoyé.
• Si une résolution est amendée en séance, le copropriétaire qui avait voté pour par correspondance est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution. Évitez donc de modifier substantiellement une résolution le jour même : mieux vaut la reporter à une prochaine assemblée.

Le procès-verbal doit ensuite indiquer, pour chaque résolution, les noms et tantièmes des copropriétaires opposants, abstentionnistes et défaillants, en y incluant ceux qui ont voté par correspondance.

Participer en visioconférence

La visioconférence n'est pas un droit automatique : l'assemblée générale doit d'abord approuver le dispositif technique, les garanties permettant d'identifier chaque participant et son coût. En pratique, on inscrit cette question à l'ordre du jour d'une assemblée, puis le dispositif s'applique aux suivantes.

Pour une petite copropriété, un outil de visioconférence courant suffit souvent, à condition de :

• vérifier l'identité de chaque participant à l'ouverture (caméra allumée, nom affiché) ;
• noter sur la feuille de présence les copropriétaires présents à distance ;
• faire voter résolution par résolution, en appelant chaque participant à distance pour qu'il annonce son vote, puis en le reportant immédiatement.

Depuis la fin des mesures exceptionnelles liées au Covid, le syndic ne peut plus imposer une assemblée tenue uniquement à distance ou uniquement par formulaires. La réunion physique reste la règle, la visioconférence et le vote par correspondance sont des options pour les copropriétaires.

Donner un pouvoir

Un copropriétaire peut aussi se faire représenter par un mandataire, copropriétaire ou non. L'article 22 de la loi du 10 juillet 1965 limite le nombre de pouvoirs : un mandataire ne peut pas recevoir plus de trois délégations de vote, sauf si le total des voix dont il dispose, les siennes comprises, n'excède pas 10 % des voix du syndicat. Dans une copropriété de quelques lots, ce seuil de 10 % est vite atteint : vérifiez les tantièmes avant l'assemblée.

Le syndic lui-même, son conjoint, son partenaire de PACS ou ses préposés ne peuvent pas recevoir de pouvoir pour représenter un copropriétaire : un syndic bénévole doit donc orienter les absents vers un autre copropriétaire ou vers le formulaire.

Les erreurs à éviter

1. Oublier le formulaire dans la convocation, ou utiliser un modèle tronqué.
2. Compter un formulaire arrivé trop tard, ou celui d'un copropriétaire finalement présent.
3. Traiter une case vide comme neutre alors qu'elle vaut vote défavorable.
4. Ouvrir une visioconférence sans décision préalable de l'assemblée.
5. Dépasser la limite de pouvoirs d'un mandataire.

Les règles de majorité, qui s'appliquent de la même façon aux votes à distance, sont détaillées dans le guide sur les majorités en assemblée générale. En cas de doute sur la validité d'un vote contesté, rapprochez-vous de l'ADIL de votre département ou d'un avocat, car les textes évoluent et leur interprétation dépend de chaque situation.