Ordre du jour de l'AG : préparer et ajouter une question

L'ordre du jour fixe la liste des questions sur lesquelles l'assemblée générale pourra voter. Le syndic bénévole le prépare et le joint à la convocation, mais tout copropriétaire, comme le conseil syndical, peut demander à y faire inscrire une question, en la notifiant au syndic (article 10 du décret du 17 mars 1967). Bien préparé, l'ordre du jour évite les débats sans fin et les décisions contestables.

Pourquoi s'y prendre maintenant

Beaucoup de petites copropriétés tiennent leur assemblée annuelle au premier semestre, après la clôture des comptes. Pour un syndic bénévole, l'hiver est donc le bon moment pour rassembler les sujets : devis de travaux, contrats à renouveler, budget de l'année suivante, demandes des copropriétaires. Une question reçue trop tard devra attendre l'assemblée suivante, parfois un an plus tard.

Ce que doit contenir l'ordre du jour

L'ordre du jour liste chaque question soumise au vote, rédigée comme une résolution précise. Pour une assemblée annuelle classique, on y retrouve en général :

• l'élection du président de séance, du ou des scrutateurs et du secrétaire ;
• l'approbation des comptes de l'exercice écoulé (voir la clôture des comptes) ;
• le vote du budget prévisionnel de l'exercice suivant (voir le budget prévisionnel) ;
• la cotisation au fonds de travaux ;
• la désignation ou le renouvellement du syndic et du conseil syndical, quand c'est l'échéance ;
• les travaux et contrats à décider ;
• les questions demandées par les copropriétaires.

Pour chaque résolution, indiquez la majorité requise : voir le guide sur les majorités en assemblée générale. Joignez les documents nécessaires au vote, comme le détaille le guide sur la convocation de l'assemblée générale.

Comment un copropriétaire fait inscrire une question

L'article 10 du décret du 17 mars 1967 permet à un ou plusieurs copropriétaires, ou au conseil syndical, de notifier au syndic, à tout moment, les questions dont ils demandent l'inscription. Le syndic doit les porter à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale.

En pratique :

1. Rédigez la question comme une résolution : ce que l'assemblée décide, le montant s'il y en a un, le nom de l'entreprise retenue, la répartition de la dépense.
2. Joignez un projet de résolution quand le texte l'exige, notamment pour autoriser le syndic à agir en justice ou pour certains travaux. Pour des travaux qu'un copropriétaire veut réaliser lui-même sur les parties communes, joignez aussi un document qui décrit leur implantation et leur consistance.
3. Notifiez la demande au syndic par un moyen qui prouve la date : lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre recommandée électronique.
4. Envoyez-la tôt, plusieurs semaines avant l'assemblée : la convocation doit partir au moins 21 jours avant la réunion, et le syndic doit avoir le temps de l'intégrer.

Le syndic n'a pas à juger de l'opportunité de la question : régulièrement saisi, il doit l'inscrire. En revanche, il peut ajouter à l'ordre du jour les questions qu'il juge utiles, et il présente les siennes comme celles des copropriétaires.

Le rôle du syndic bénévole

Le syndic bénévole est à la fois celui qui reçoit les demandes et, souvent, un copropriétaire comme les autres. Quelques bonnes pratiques :

• Annoncez la date prévue de l'assemblée dès que possible et invitez les copropriétaires à envoyer leurs questions avant une date indicative.
• Tenez un registre des demandes reçues, avec leur date de réception. En cas de litige, c'est la date qui compte.
• Reprenez le texte demandé tel quel. Vous pouvez proposer une reformulation au demandeur, mais ne modifiez pas sa résolution sans son accord.
• Préparez une note d'information pour les questions complexes : devis comparés, conséquences pour chaque lot, avis du conseil syndical.

Les « questions diverses »

Beaucoup de convocations se terminent par un point « questions diverses ». Il permet d'échanger, de poser des questions ou de préparer une prochaine assemblée, mais aucune décision ne peut y être prise valablement : une question qui n'est pas inscrite à l'ordre du jour ne peut pas être votée. Si un sujet appelle une décision, inscrivez-le pour la prochaine assemblée.

Les erreurs à éviter

• Une question vague (« travaux divers », « problème de chauffage ») : personne ne sait ce qu'il vote, et la décision devient fragile.
• Oublier la majorité applicable ou se tromper de majorité.
• Voter en séance une question non inscrite : la décision peut être annulée, voir le guide pour contester une décision d'assemblée générale.
• Ignorer une demande d'inscription régulière, ce qui expose le syndic et l'assemblée à une contestation.
• Des documents manquants pour une question de travaux ou de contrat.

En cas de doute sur la rédaction d'une résolution importante, ou de désaccord avec un copropriétaire sur une demande d'inscription, renseignez-vous auprès de votre ADIL ou d'un avocat : ce guide présente les règles générales, pas une analyse de votre situation.